چک‌لیست چیست؟ نقش چک‌لیست‌ها در موفقیت پروژه مهاجرت کربنکینگ بانک سپه

یک خلبان هر چقدر هم خبره و باتجربه باشد، باز هم پیش از پرواز یک مجموعه چک‌لیست را از عوامل مختلف پرواز اعم از کمک‌خلبان، مهندس پرواز و... دریافت می‌کند و پس از بررسی تک‌تک موارد و تایید آنها، اجازه پرواز را صادر می‌کند. خلبانی از شغلی‌هایی است که فردی برای آن انتخاب می‌شود که نه‌تنها آمادگی ذهنی بالایی دارد، بلکه از آمادگی جسمی خوبی نیز برخوردار است و به زبان ساده‌تر، هیچ مشکلی او و ذهنش را درگیر نکرده است. با این وجود، یک خلبان زمان پرواز تنها به تجربه و خبرگی خود اکتفا نمی‌کند، چرا که کوچک‌ترین اشتباه می‌تواند به از دست رفتن جان صدها نفر انسان بی‌گناه ختم شود.

زمانی پای چک‌لیست‌ها به جایی باز می‌شود، که پروژه، فرایند یا هرچیز دیگری که در دست انجام است، از اهمیت یا حساسیت بالایی برخوردار باشد. وقتی ما از پروژه مهاجرت بانکی به قدمت نزدیک به یک قرن صحبت می‌کنیم، نیز موضوع آنقدر از اهمیت بالایی برخوردار است که چک‌لیست‌ها قابل چشم‌پوشی نیستند.

توقف کامل خدمات یک بانک و به بیان دیگر، خاموش کردن یک بانک برای چند ساعت، موضوعی با اهمیت بسیار بالا محسوب می‌شود. به همین دلیل اگر قرار است برای فرایند مهاجرت بانک، کمتر از ۲۴ ساعت قطعی سیستم داشته باشیم، لازم است از دو موضوع اطمینان حاصل کنیم. موضوع اول آنکه ساعات برنامه‌ریزی شده، بیشتر نخواهد شد و حتما در این مدت زمان کار را به اتمام خواهیم رساند و موضوع بعدی آنکه، پس از این مدت، عملیات ما با موفقیت انجام شده باشد. این حساسیت بود که باعث شد ما برای پروژه مهاجرت بانک سپه، به زیرساخت بانکداری متمرکز داتین، استفاده از چک‌لیست‌ها را جدی بگیریم. اما چک لیست چیست؟

همانطور که از اسم آن توقع داریم، لیستی از کارهای مهمی است که باید انجام شود یا مواردی که باید کنترل شوند.

در پروژه سپه برای هرمرحله چک لیست مشخصی وجود داشت، چک‌لیستی شامل تمامی اقدامات مجری و کارفرما. مانورها که برای آمادگی بخشی و سنجش موارد مختلفی برگزار می‌شدند، هرکدام سه چک لیست کامل قبل، حین و بعد از مانور داشتند. شاید تصور کنید که مانورها آنقدرها هم حساسیت بالایی ندارند و باتوجه به آنکه در محیط تستی برگزار می‌شوند، پس نگرانی‌ای درباره آن وجود ندارد. اما داستان این چنین نیست. هرزمان در موضوعی، با یک جامعه بزرگ مخاطب مواجه هستیم، نمی‌توانیم آن را حساس قلمداد نکنیم. در مانورهای پروژه سپه نیز، حدود ۱۲ هزار نفر از همکاران سپه‌ای درگیر می‌شدند که این جمعیت بزرگ، به حساسیت موضوع می‌افزود و در نتیجه، پای چک‌لیست‌ها را برای مانورها نیز به میان می‌آورد.

یکی از راهکارهای ابداعی ما برای به ثمر رساندن این چک‌لیست‌ها، انتصاب اشخاصی با عنوان دیده‌بان پروژه بود. دیده‌بان‌ها هرکدام، مسئولیت یک چک‌لیست را از نقطه صفر یعنی تدوین چک‌لیست، تا نقطه پایانی یعنی اطمینان از انجام تمام مراحل آن برعهده داشتند. این موضوع به ما کمک می‌کرد بتوانیم با اطمینان بیشتر و دغدغه کمتر، از چک‌لیست‌هایمان بهترین بهره‌برداری را داشته باشیم. تدوین چک‌لیست‌ها را با وسواس و دقت بالایی پیش‌بردیم. به نحوی که تمامی ارکان شرکت و حتی مدیرعامل نیز مستقیما در تدوین آنها مشارکت داشتند و پس از آن نیز چک‌لیست‌ها با کارفرما به اشتراک گذاشته شد تا نظرات ایشان نیز لحاظ شود.

حساس‌ترین و نفس‌گیرترین مقطع پروژه، بهره‌برداری بود. بهره‌برداری نیز همانند مانورها از سه سری چک‌لیست پیش از بهره‌برداری، روز و شب بهره‌برداری و پس از بهره‌برداری داشت که البته مهم‌ترین و حساس‌ترین آن‌ها، چک‌لیست‌های روز و شب بهره‌برداری بود.

برای آنکه بتوانیم مدت زمان قطعی مورد نیاز شب و روز بهره‌برداری بانک سپه را مدیریت نموده و با تضمین موفقیت به سرانجام برسانیم، هر واحدی از هفته قبل از بهره‌برداری چک‌لیست‌های مشخصی را تهیه کرده و با مدیران ارشد خود در میان می‌گذاشتند و روز بهره‌برداری، دیده‌بان‌ها، چک‌لیست‌های همکاران را مورد بررسی قرار می‌دادند و از جا افتادن حتی یک کار کوچک در میان استرس‌ بالای یک پروژه به آن عظمت جلوگیری می‌کردند.

روز بهره‌برداری نیز یک چک‌لیست برای خود داشت که از شکل عادی چک‌لیست خارج شده و تبدیل به یک گانت‌چارت شده بود. در این چک لیست که حدود ۳۵۰ گام داشت، با دقت زمانی ۱۵ دقیقه، تمامی وابستگی‌ها، زمان‌بندی‌ها و اقدامات پروژه را در خود جای داده بود.

همان‌کاری که چک‌لیست پرواز برای خلبان می‌کند، چک‌لیست روز بهره‌برداری برای ما انجام داد. چک‌لیست‌ها یکی از راهکارهای کمکی ما بودند که بتوانیم پروازمان را در پروژه مهاجرت سامانه بانکداری متمرکز بانک سپه با موفقیت و زمان‌بندی صحیح شروع کنیم و به سلامت به مقصد برسانیم.